外贸系统是指以电子商务和互联网技术为基础，通过在国际贸易中实现在线交易、商品展示、订单处理、物流配送、支付结算、客户服务等各项功能的一套软件系统。外贸系统不仅能够帮助企业实现更加高效、便捷的贸易流程，还能够降低贸易成本、提高市场竞争力、扩大市场份额，是企业拓展国际市场和进行国际贸易的重要工具之一。外贸系统的建设需要考虑多方面的因素，如系统平台的安全性和可靠性、系统操作的简易性和用户体验、数据的准确性和实时性、系统的可定制性和扩展性等。

外贸系统是一个用于管理国际贸易业务的软件系统，其主要功能包括：

1. 采购管理：对采购订单进行管理、跟踪和控制，包括采购询价、报价、订单确认、货物检验、质检报告等。

2. 销售管理：对销售订单进行管理、跟踪和控制，包括报价、订单确认、发货通知、运输跟踪、客户结算等。

3. 库存管理：对库存进行管理和控制，包括库存盘点、库存调拨、库存预警、物料跟踪等。

4. 供应链管理：对供应链进行管理和优化，包括供应商管理、采购计划、生产计划、物流计划等。

5. 财务管理：对财务进行管理和控制，包括应收款、应付款、发票管理、结算管理等。

6. 数据分析：对外贸业务数据进行分析，包括销售分析、采购分析、库存分析、物流分析等，为企业决策提供支持。

7. 文档管理：对外贸业务相关的文件进行管理和存档，包括合同、商业发票、报关单等。

通过以上功能的集成，外贸系统可以帮助企业实现外贸业务的自动化管理和优化，提高企业的效率和竞争力。

外贸系统能降低成本的原因如下：

1. 自动化处理：外贸系统可以自动化处理订单和物流等业务流程，避免了人工处理的繁琐和错误，提高了效率，并降低了人力成本。

2. 信息共享：外贸系统可以将整个外贸业务的数据集中在一个平台上，实现信息共享和协作，减少沟通的时间和成本，提高了团队的工作效率。

3. 电子化交易：外贸系统可以实现电子化交易，避免了人工介入导致的错误和繁琐，同时也降低了纸质文件处理和存储的成本。

4. 数据分析：外贸系统可以通过数据分析和报告，让企业了解市场需求和产品销售情况，帮助企业做出更准确的决策，降低了运营成本。

综上所述，外贸系统的自动化、信息共享、电子化交易和数据分析等特性，可以有效降低企业的运营成本，提高了企业的效率和竞争力。