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  • 企业采购合同标准化的实施丨大企业采购

    上文我们已经为大家简单介绍了下,企业采购合同对于企业采购管理的重要性,那么具体该如何操作并实施呢,看完下文你就基本能了解了。

    《企业采购合同标准化的实施丨大企业采购》

    编制合同标准模板并实施

    采购合同标准模板须本着通用性、全面性、公平性的原则,通过供方与需方单位共同参与的方式,实现预先防范、双方互利共赢的目标。

    首先,合同应根据单位采购产品进行类别分解,针对不同类型的采购特点编制不同的采购合同模板。

    目前,每个企业制造与经营的产品与服务不再单一化,多元化已成为各个企业单位追求的目标,所以企业也就越来越重视采购合同分类,有效的合同分类不仅有利于让市场上合作的企业更加明确本单位经营范围,也有助于企业实现标准化管理,迈向国际化管理水平。

    企业在进行采购合同分类时,由于企业发展阶段和经营特点的不同会存在一些差异,但万变不离其宗,以机械运输等工程类采购管理为例,采购合同基本上可以按照合同性质分为标准件采购合同、非标准件制造采购合同、安装合同、服务合同、运输合同、国外产品采购代理合同等,每种合同根据自身条款、要求、注意事项等不同编制不同的采购合同标准模板。

    其次,成立各个模板工作小组进行调研考察,拟定初稿在此成立的每个工作小组,都必须是集法律人员、质量管理体系人员、技术人员、财务人员等为一体的有效组织,组织对企业业务领域进行全面的考察了解,对企业的产品、技术和供方能力等一一斟酌考量,形成一个涵盖双方采购需求并且符合各方管理要求的合同初稿。各专业人士聚集到一起参与合同编制,可以有效帮助企业最终撰写出来的标准合同能避免因一些违约条款质量技术等要求表述不明确而导致的合同无效或其他损失

    再次,与供应商单位商讨,确保条款内容得到双方认可。拟定好的初稿,需在企业内部采购相关部门进行意见收集工作,沟通交流并整改,同时也要将初稿交到供应商代表手中,听取意见,适当调整,保证签订的采购合同得到供方与需方双方的签字确认,使合同受到国家经济法、合同法的保护,因此,取得供应商对采购合同中的条款的充分认可也是十分必要的。

    最终,修改定稿,编制标准模板并实施采购合同标准版本需文字准确、表达严谨、格式规范、前后逻辑一致。在采购合同标准版本的实施过程中,采购实施部门应根据每份合同的特殊性,在采购管理部门认可的范围内对合同进行调整,对于经常性的问题,采购管理部门应及时汇总整理,更新合同模板,避免墨守成规,使其在不断发展变化的市场环境中,与时俱进,保持实用性和有效性。

    规范采购合同评审流程

    采购合同评审的目的是为了使生产单位确保其合同中所涉及的内容条款符合国家标准,符合企业采购需求,是一项预防供方违约的重要措施,也可以视为一项补偿违约损失的重要措施。合同评审标准化可分为评审内容标准化和评审流程标准化两个部分。

    评审内容应包含如下内容:

    供方是否在企业的合格供方范围内;合同中各项条款是否存在表述含糊、语义不清的情况;与合同标准模板不一致之处是否存在潜在危险,是否进行有效的风险防范;涉及安全施工类型的合同是否签署安全生产协议;合同价格是否为双方共同商讨的最终价格;合同争议解决处理办法;合同期限的表述是否准确且前后一致; 其他合同条款。

    合同审批人员必须清楚了解合同内容,注重资料的收集整理,对合同实施情况进行跟踪,及时将实际情况与合同内容进行对比分析,找出差异,寻求原因,及时更改,督促采购实施部门签订补充条款等。

    企业应拥有一套统一的合同评审流程,每个部门都严格执行,流程设置可按照合同金额大小进行划分,分层审批。企业标准化管理是与企业经营成败密不可分的,企业应根据社会发展与形势变化,通过采购合同标准化,使企业采购管理工作向着高效率高质量的目标稳步迈进。

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